OA系统实施方案详细介绍

为了利用先进的计算机信息技术,服务于公司的蓬勃发展,实现公司内部管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、现代化的方向转变,zui大限度地提高办公效率和办公质量,降低管理成本,公司决定推行OA系统。 

 OA系统实施方案详细介绍-小方三防

  为此,信息管理部对各部门进行了调研。调研对象分别为:研发中心张副总、营销中心陈副总、管理中心李助理、生产中心贾副总、财务中心曾副总、人力中心钱副总、1#厂罗经理、一分厂方经理、广州分公司、武汉分公司和北京分公司。接受调研的领导一致认为:OA系统可以提高公司的管理水平,节约公司的管理成本,应该尽快实施。并就0A系统的实施提出了许多好的建议。

根据本次调研的结果,信息管理部做出如下方案:

OA系统实施方案中的第一步:OA软件选型

在调研阶段,比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天,企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解,并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种zui基本的需求,仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求,也就达到了前期功能调研的目的,并且对之后的产品选型及试用也大有裨益。

在产品调研方面要"广泛撒网,重点捞鱼"。首先,要尽可能了解目前市面上的所有产品,其产品资料也是越多越好,zui好有演示盘,甚至试用版。这样,收集的产品资料才能更直观,也更方便我们了解其功能。其次,应带有一定标准、问题去了解各产品,这个标准应从前期对本企业的调研中总结出来,也就是你们想通过OA解决些什么问题,试用前心中要有一个标准,不一定要形成书面材料,但在产品调研过程中要心中有数。市面上的产品形形色色,数量不菲,只有这样才能省时省力地找出几个符合本企业需求的重点产品,以备详细了解和比较,为下面的选型工作打好基础。

在本次调研过程中,接触了部分厂商,包括用伟峰OA、友软件公司、华天软件公司、金和软件公司。上述公司都是做OA产品比较成功的厂商,可选择其中一家做为合作伙伴,也可在后期的选型中选择更多的厂商进行比较。zui后经过比较,为了能适应后面企业发展需求的变化,我们选择了扩展性zui好的伟峰OA,这种能灵活扩展的OA就能满足企业管理需求的就业化。

第二步:OA实施功能及实施时间:

由于OA系统的实施会改变公司各部门现有的管理模式,实施起来会比较困难,所以建议分两期进行实施。

第一期:2010年3月启动,2010年5月正式启用。

实施功能包括:通知公告、文件公布、文件交换、信息发布、资料中心、个人办公、电子邮件、OA办公精灵等基本功能。

第二期:2010年5月启动,2010年8月正式启用。

实施功能包括:流程管理、办公用品管理、事务管理、网上论坛等。

 OA系统实施方案详细介绍-小方三防

三.参与部门:

为了保证项目的顺利实施,各部门都必须积ji参与并配合OA系统的实施。

总裁办公室将做为项目的推导和实施部门。

信息管理部将负责OA的各类技术问题处理及日常维护。

总裁办公室、人力资源中心、内控管理部负责OA系统的各种流程设置及维护。

股份公司所有中心、直属部门都必须参与0A系统的实施;各中心、直属部门都必须指定本部门的OA专员具体负责。

2#厂、3#厂、4#文具、5#厂等分厂也要参与OA办公系统的实施,各分厂可以有三到五个用户,也必须指定具体的OA专员负责此事。

可选择几家销售分公司一起实施,待系统运行稳定后,再推广到其他分公司,每家分公司可以有三到五个用户。海外分公司暂不考虑。

四.资金预算:

软件:20-30万(包括实施费用)

硬件:5-10万(包括2-3台服务器)

五、培训

培训有两个方面。一是系统管理员的培训;二是普通用户的培训。系统管理员的培训非常重要,因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识,管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力,以保证系统正常运行。另外,培训zui好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式。这样,有助于用户更快地熟悉系统。伟峰这方面的培训都做得非常到位。

六、后期维护

日常运行维护中只要做到一点:用户有问题时系统管理员要及时解决,解决不了的及时与开发商的实施人员联系。系统管理员要在不断出现问题解决问题的循环中,逐步提高解决问题的能力,以保证OA系统的实施效果。

zui好买软件就是买服务,OA系统实施方案详细介绍就到这里了,希望大家买软件时一定要选择售后服务好的公司。